会议室真的有必要吗?
在经历了10多年稳定安逸、朝九晚五的工作后,于2017年我成立了一家软件公司,以自己所喜欢节奏和方式工作。
软件公司成立近10年来我们开发了多个成熟的软件产品,已有不少用户在使用,独立自由且保持盈利。我们发现在这些年的软件研发过程中,我们软件研发团队竟然没有一次坐在会议室面对面地开过会。
我们倒不是反对一切开会,在成立自己的软件公司前,我们也是会在项目关键的时间点上以“简短而高效”的方式展开“极简”会议。
但在自己创立软件公司后,我们更加意识到时间是最稀缺和最宝贵的资源,我们每个人都是时间的消费者,我们要更高效地利用时间。由于我们进一步思考:“对我们来说,会议真的有必要吗?真的会让我们产品做得很好吗?”。
在公司成立后5个月后的同一天,我们账上收到了500万的投资款(那时还没有自己的会议室)。我们第一件事就是换了一个更好更大的办公室,设立了一个很大的会议室。 想着对内用于讨论产品研发、销售计划、公司活动等;对外可以用于接待用户。但随后的几年中,我们发现会议室的使用率真的是非常低,我们的软件产品在开发过程中研发团队就没有用到过一次。外面的用户也没有几个来过我们公司。
回想一下,我们电脑上安装的软件有几个是你先去过这家公司再安装的?你在使用Word、PPT软件时有去过微软吗?你在使用腾讯会议软件在去过腾讯吗?我们作为一家细分行业、以技术为导向的软件公司有必要每天接待外部人士吗?我们又不是纯服务型的公司。有人要投资我们呢?我们不再需要别人投资,现有产品已经很好的盈利了,我们也没有野心扩张更多新产品。
既然我们从不面对面坐在会议室中,关上灯打开PPT,会议室留着何用?于是我们后来取消了之前利用率极低的会议室。轻装上阵,效率甚高。
我们认为绝大部分会议的价值真不高:
- 会议极其消耗内部资源和时间。真的有必要一帮人一大早刚进办公室(可能手上的早餐都没来得及吃)就被“邀请”到会议室吗?
- 一通“一对一”的5分钟的电话可以解决的事,真的有必要叫上部门所有的“旁观者”参与吗(难道是“批斗大会”)?参与的人越多,效率就越高吗?
- 除了“不干实事”、“展示自我”、“证明自己存在感或重要性”的小领导喜欢“高谈阔论”、“瞎扯谈”外,下面的人真的喜欢听吗?
- 回想一下,你参与的会议哪次没有跑题?更有甚者,给他提醒下,拉都拉不回来,还在那继续跑。
- 还记得那到了饭点还在那叽叽歪歪的“家伙”吗?
- …..
当然,不要会议室,只是我们公司的运行方式和行事风格。不代表其它公司,每个公司都有自己的风格。
我们并不反对会议,我们也需要沟通讨论、感情交流、头脑风暴等。但不会一群人关上灯打开PPT,坐在昏昏欲睡的会议室中。我们会考虑如下方式和原则:
- 参与的人尽量少。只邀请必要的人,而不是所有人。
- 会议时间尽量短。10分钟能完成的事不硬拖到40分钟。
- 会议主题只有一个。只讨论这个唯一主题,讨论后就结束。不要在一个会议中讨论4-5个主题。
- 优先线上沟通。线上沟通的同时可以做其它事情。我在线上沟通的时候,如果在室内,我可能会在沙发躺好,让自己放松下来;如果在户外,我可能在公园或者湖边一边散步一边交流。如果知道接下来会有一个线上会议,也到了该休息的时候,我会走到金鸡湖边或者附近的小公园。我们同事也喜欢这样的方式,有几次晚上和同事线上沟通,听到他在厨房里面噼里嘭啷地做饭。
- 户外面对面交流。真需要面对面交流时我们也不会在办公室中,还是会到户外呼吸新鲜空气让大脑更清醒,我们也会选择公园或者湖边。
- (空了再补充)……